الارتباط التنظيمي:
ترتبط بمدير الشؤون الإدارية والمالية .
الهدف العام :
تأمين احتياجات الإدارة من المواد والمعدات والأجهزة والخدمات وأعمال البناء بالكميات والنوعيات المحددة وفقاً للأنظمة واللوائح والتعليمات المنظمة لذلك .
المهام :
- القيام بكافة المهام التنفيذية المتعلقة بالشراء وفقاً لنظام مشتريات الحكومة ولائحته التنفيذية .
- استكمال وثائق المنافسات بعد استلامها من الجهة ذات العلاقة، تمهيداً لطرحها وفقاً للنظام .
- القيام بكافة المهام التنفيذية المتعلقة بمنافسات الخدمات والإنشاءات طبقاً للنظام والإجراءات المعتمدة .
- القيام بإجراءات الإعلان للمنافسات وترتيب الاجتماعات مع المقاولين والموردين والإجابة على استفساراتهم قبل فتح المظاريف .
- الإشراف والاشتراك في أعمال تحليل المنافسات .
- تحرير جميع العقود والعمل على توقيعها من صاحب الصلاحية ومن ثم إخطار الجهات ذات العلاقة.
- إصدار أوامر التوريد للموردين وإحاطة الجهات ذات العلاقة .
- القيام بأعمال الشراء المباشر عند اللزوم .
- حفظ الملفات اللازمة للموردين والمقاولين والاستشاريين للرجوع إليها عند الحاجة.
- الإلمام بحركة الأسعار في السوق والاحتفاظ بملفات منظمة (الكتالوجات) وقوائم الأسعار التي تصدرها الشركة المنتجة مما يمكن من إصدار إحكام سليمة على مدى عدالة الأسعار التي يقدمها الموردون سواء للمشتريات المحلية أو الخارجية.
- متابعة صلاحيات خطابات الضمانات والعمل على تجديدها عند اللزوم .
- المشاركة في لجان التخلص من فائض المواد في مستودعات الإدارة وذلك عن طريق حصرها اتخاذ الإجراءات النظامية لبيعها بالطرق النظامية .
- الإفراج عن الضمانات النهائية للمشاريع المستلمة استلام نهائي .
- متابعة القضايا المرفوعة من المقاولين ضد الإدارة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة بالوزارة .
- إكمال المستندات المطلوبة لصرف مستحقات المقاولين والموردين والمتعهدين ورفعها للشؤون المالية .
- إعداد مشروع الميزانية السنوية للإدارة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة .
- الإشراف على تنظيم المعاملات والمعلومات الخاصة بالإدارة وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بسهولة ويسر .
- إعداد التقارير الدورية عن نشاطات وإنجازات الإدارة ومعوقات الأداء فيها وسبل التغلب عليها ورفعها لمدير الشؤون الإدارية والمالية .
- أي مهام أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها .
إدارة المشتريات
